Requisitos de Mantenimiento de Registros en Canadá
Qué registros exige la CRA, por cuánto tiempo conservarlos y mejores prácticas para gestión digital y física de documentos.
Las empresas canadienses están obligadas por ley a conservar ciertos registros — y la CRA tiene reglas específicas sobre qué, cómo y por cuánto tiempo debe retenerlos. Cometer un error puede significar sanciones, deducciones perdidas o una auditoría fallida. Esto es lo que todo propietario de negocio necesita saber sobre el mantenimiento de registros.
La Regla de Retención de 6 Años
La CRA exige que todos los registros y documentos de respaldo se conserven durante seis años a partir del final del último año fiscal al que corresponden. Para una declaración de impuestos de 2024, eso significa conservar los registros hasta al menos finales de 2030.
El período de seis años comienza a partir de la fecha del aviso de liquidación, no de la fecha límite de presentación. Si la CRA reevalúa una declaración y envía un aviso en 2026, el plazo se reinicia para los registros de ese año.
Ciertas circunstancias extienden el período de retención: si presenta una declaración tarde, debe conservar los registros durante seis años desde la fecha en que presentó. Si impugna o apela, conserve todo hasta que el asunto esté completamente resuelto.
Si su negocio ha cesado operaciones, puede destruir los registros después de seis años desde la fecha de cese, a menos que la CRA haya notificado lo contrario por escrito. Obtenga un certificado de liquidación de la CRA antes de disolver una corporación.
Registros Electrónicos vs. en Papel
- Tanto los registros electrónicos como los de papel son aceptables, siempre que sean legibles, completos y estén respaldados por un sistema confiable que pueda producir copias legibles cuando se soliciten.
- Si mantiene registros electrónicos, la CRA puede solicitarlos en un formato legible por máquina (por ejemplo, exportación CSV desde QuickBooks o Xero). Debe proporcionar una copia completa y sin alteraciones de los datos subyacentes.
- Las copias escaneadas de recibos en papel son aceptables si el escaneo es legible y el original se destruye solo después de confirmar que el escaneo está completo. Recomendamos conservar ambos durante al menos el primer año.
Lo que la CRA Exige que Conserve
La lista mínima de la CRA incluye: todas las facturas (ventas y compras), recibos, estados de cuenta bancarios, estados de cuenta de tarjetas de crédito, libro mayor o registros contables, contratos y acuerdos, actas de reuniones de la junta directiva y cualquier otro documento que respalde los ingresos y deducciones declarados.
Los registros de nómina — resúmenes T4, registros de empleo, remesas de deducciones en origen y registros de nómina — deben mantenerse por separado e incluir los SIN de los empleados, tasas de pago, horas trabajadas y deducciones retenidas.
Los registros de activos de capital incluyen facturas de compra, honorarios legales, programas de depreciación (CCA) y recibos de disposición. Los necesita para calcular ganancias o pérdidas cuando eventualmente venda el activo.
Cronograma y Proceso de Destrucción
- Después de que expire el período de retención de seis años, puede destruir los registros, pero hágalo de manera sistemática. Documente qué se destruyó, cuándo y la autoridad bajo la cual se destruyó.
- No destruya registros si: la CRA ha iniciado una auditoría, tiene una objeción o apelación pendiente, ha presentado una declaración tarde, o la CRA le ha solicitado por escrito conservar registros específicos por más tiempo.
- Los registros corporativos (escrituras de constitución, estatutos, registros de acciones y libros de actas) deben conservarse de forma permanente, incluso más allá de la regla fiscal de seis años. Estos se rigen por el derecho corporativo, no solo por la ley fiscal.
Sanciones por Incumplimiento
No mantener registros adecuados puede resultar en sanciones bajo la Ley del Impuesto sobre la Renta de $1,000 por año por cada incumplimiento en mantener libros contables adecuados (hasta $25,000 por varios años).
Se aplican sanciones más severas si la CRA determina que los registros fueron destruidos para obstruir una auditoría — esto puede incluir sanciones por negligencia grave del 50 % del impuesto relacionado con los registros faltantes.
La imposibilidad de presentar documentos de respaldo para una deducción reclamada significa que la deducción será denegada. Sin recibos o contratos, incluso los gastos legítimos se vuelven no deducibles. Este es el resultado más común cuando las empresas no cumplen con el requisito de mantenimiento de registros durante una auditoría.
Conclusiones Clave
- 1Conserve todos los registros durante seis años a partir de la fecha del aviso de liquidación, no de la fecha límite de presentación.
- 2El formato electrónico o en papel está bien — pero debe poder producir copias legibles y completas dentro de los 30 días posteriores a una solicitud de la CRA.
- 3Los registros mínimos requeridos incluyen facturas, recibos, estados de cuenta bancarios/de tarjetas de crédito, libros contables, contratos y documentos de nómina.
- 4Destruya los registros de manera sistemática solo después del período de retención y solo si no hay ninguna auditoría, objeción o solicitud de la CRA activa.
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